Op basis van de Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act (Wwft) is een financiële instelling verplicht om haar klanten aan voortdurende controle te onderwerpen. Hiermee wordt een controle van de zakelijke relatie met de instelling en de transacties van de klant bedoeld. Om te voldoen aan de sanctiewet moeten financiële instellingen een administratieve structuur hebben opgezet en interne controlemaatregelen hebben geïmplementeerd. Dit alles wordt ook wel het monitoringproces genoemd.
Welke vormen van Wwft monitoring zijn er?
Wwft Monitoring kent de volgende vormen:
- Periodieke review
- Event-driven review
- Screening tegen sanctielijsten
- Transactiemonitoring
1. Periodieke review
Een periodieke beoordeling is in wezen een hernieuwd cliëntenonderzoek. Je werkt periodiek (op basis van risk-gebaseerde en adequate maatregelen) de informatie over de klant bij. Indien nodig pas je het risk profiel van de klant hierop aan.
Je hebt in je beleid en procedures duidelijk beschreven hoe en hoe vaak een periodieke evaluatie plaatsvindt. Je hebt hiervoor een (risicogebaseerde) onderbouwing.
De periodieke review gaat volgens een cyclus per risicocategorie: hoe hoger het risico, hoe vaker en diepgaander een review van de klantsituatie plaats zal moeten vinden. Dankzij deze voortdurende controle is het mogelijk afwijkende (transactie)patronen te ontdekken en na te gaan of zich situaties hebben voorgedaan die een verhoogd risico met zich meebrengen.
Zo zien we in de praktijk vaak dat banken hun hoog risico-klanten minstens 1 keer per jaar reviewen, terwijl de midden en laag risico-klanten om de 3 respectievelijk 5 jaar (of op basis van een vooraf omschreven gebeurtenis (event) aan een cliëntenonderzoek onderwerpen.
De frequentie en diepgang van een review is afhankelijk van het risico. Dus de bijkomende risicobeoordeling is bepalend voor de nieuw vast te stellen review termijn. Ook zullen de uiteindelijke analyse van het onderzoek en de (hernieuwde) risicobeoordeling van invloed zijn op de doorlopende transactiemonitoring.
Als de cliënt of UBO voor het eerst werd aangemerkt als PEP en tijdens het onderzoek blijkt dat deze persoon niet langer een prominente politieke positie bekleedt, moeten de verscherpte maatregelen nog minstens een jaar worden toegepast. Deze periode kan per jurisdictie verschillen.
2. Event driven review
Een Event Driven Review is in feite een vernieuwd cliëntenonderzoek, dat getriggerd is door specifieke risicosignalen. In je beleid en procedures heb je bepaald op basis van welke signalen een nieuw cliëntenonderzoek moet worden ingesteld.
Een signaal dat reden kan zijn voor een Event Driven Review is bijvoorbeeld als klantgegevens in het handelsregister van de Kamer van Koophandel worden geactualiseerd. Nieuwe klantgegevens zijn dan reden zijn tot onderzoek, bijvoorbeeld wijziging van postadres naar een hoog risico land, of de wijziging van een bestuurder die op een PEP lijst voorkomt.
Een Event Driven Review leidt tot een update van het klantprofiel en mogelijk de aanpassing van het klantprofiel risk . Stel na een Event Driven Review een nieuwe deadline vast voor een periodieke review.
3. Screening tegen sanctielijsten
Bij het screenen tegen de sanctielijsten worden alle namen en andere relevante gegevens van natuurlijke personen en rechtspersonen die in de klantendossiers staan (inclusief UBO, gemachtigde, begunstigde, etc.) gecontroleerd tegen de EU en Nederlandse sanctielijsten. In de praktijk zien we dat deze lijsten vaak worden aangevuld met de Amerikaanse sanctielijsten OFAC. Het screenen van relaties gebeurt bij klantacceptatie, periodieke review, event driven review, en/of bij tussentijdse wijziging in het klantenbestand en van de sanctielijsten.
Transactiemonitoring
Transactiemonitoring is een maatregel om het witwassen van geld en de financiering van terrorisme te beheren risk. Je vertaalt de risico's op witwassen en terrorismefinanciering die voortvloeien uit de SIRA in het transactiemonitoringproces. Bij het bepalen van het profiel van de klant risk neem je ook het verwachte transactiegedrag mee.
Je beschikt over de juiste procedures en processen om rekeningen, activiteiten en/of transacties van klanten te monitoren. Hierdoor kun je inzicht krijgen en houden in de aard en achtergrond van klanten en hun financiële gedrag. Je bent ook in staat om afwijkende transactiepatronen te detecteren, zoals ongebruikelijke transactiepatronen en transacties die door hun aard een hoger risk risico op witwassen of financiering van terrorisme met zich meebrengen. En je zult kunnen voldoen aan je rapportageverplichtingen.
Het is belangrijk dat je transactiemonitoring ziet als een aanvulling op de periodieke beoordeling.
Meer weten?
Transactieprofiel
Voor elke cliënt moet je een transactieprofiel opstellen. Op basis van de kennis over de cliënt (cliëntprofiel) wordt onderzocht of de transacties van die cliënt overeenkomen met het beeld dat de instelling van de cliënt heeft en met het verwachte transactieprofiel.
Om het profiel risk te bepalen, wordt gekeken naar de verwachte transacties en/of het verwachte gebruik van de rekening van een klant. Zo kunt u voldoende controleren of de transacties die tijdens de looptijd van de relatie worden uitgevoerd, overeenkomen met uw kennis van de klant en zijn risk profiel.
Wanneer is er sprake van een ongebruikelijke transactie?
Een transactie is ongebruikelijk wanneer er het vermoeden is dat er sprake is van een witwassen of financiering van terrorisme. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat de transactie afwijkt van het transactieprofiel, maar ook het transactiegedrag zelf kan opzien baren.
Wanneer je tot de conclusie komt dat sprake is van een ongebruikelijke transactie. Een melding van een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie zal onverwijld (zo snel mogelijk gezien de omstandigheden) moeten plaatsvinden, nadat het ongebruikelijke karakter van die transactie bekend is geworden.
Er zijn objectieve en subjectieve indicatoren. Bij een objectieve indicator is de aard van de transactie leidend. Past de transactie in een objectieve indicator dan hoeft deze niet verder beoordeeld te worden, want in dat geval móet een Wwft melding worden gedaan. Valt de melding niet onder een objectieve indicator dan kan de subjectieve indicator van toepassing zijn. In dat geval beoordeel je de melding zelf en besluit dan of de melding onder de subjectieve indicator valt.
Wanneer moet je een ongebruikelijke transactie melden?
Er zijn verschillende omstandigheden waaronder je een Wwft melding moet doen.
Wanneer je tot de conclusie komt dat er sprake is van een ongebruikelijke transactie. Een melding van een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie moet onverwijld worden gedaan (zo snel mogelijk gezien de omstandigheden) nadat de ongebruikelijke aard van die transactie bekend is geworden.
Als de customer due diligence niet de door de wet vereiste informatie heeft verstrekt en er bovendien "aanwijzingen" zijn dat de klant in kwestie betrokken is bij het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.
Wanneer een bestaande klantrelatie wordt beëindigd omdat niet alle wettelijk vereiste informatie is verkregen en er bovendien "aanwijzingen" zijn dat de klant in kwestie betrokken is bij het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.
Het niet melden van een ongebruikelijke transactie terwijl de instelling ervan op de hoogte is, is een economisch misdrijf. Als je eenmaal een melding hebt gedaan, ben je verplicht om de melding vertrouwelijk te behandelen.
Meer weten?
Leer meer over de Wwft, customer due diligence en transactiemonitoring door onze Wwft e-learnings te volgen. Een overzicht van onze Wwft cursussen vindt u hier.